E-Cert - ajuda-memória 27/7/2006

Ajuda-memória da reunião da certidão.
Data: 27/7/2006.
Presentes: Eduardo Chaves, Elaine, Roberto, Glória, Rodrigo, Natália e Fernanda, além do oficial, SJ.
Objetivo: organizar o setor de certidão.

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1. Definição do Eduardo Chaves.

Há uma clara necessidade de especialização na área de informática do cartório. Por opção do EC ele será o responsável pelo setor.

a. Computadores – manutenção, assistência e interface com os prestadores de serviço.
b. Informatização da certidão. Modernização das rotinas. Facilitação.
c. Criação de pastas de EC-Server.
d. Digitalização das buscas organizadas
e. Definição de hierarquias na rede.
f. Estudo sobre instalação de wireless no laptop.
Encaminhamento: O EC deverá se reunir com o Oficial para definir um plano de trabalho. A Clenilse estará agendando a reunião.

2. Definição das funções da certidão.

a. Habilitação de escreventes. Estudos.
b. Glória e Fernanda: ofícios e processos.
c. Manuel: assinaturas das certidões, suporte nas buscas complexas e nas transcrições. Busca das indicações dos ofícios.
d. Rodrigo: buscas nos endereços (Arisp e balcão). Buscas nos nomes. Contatos externos (esclarecimentos, orientação).
e. Natália: Transcrição, ofícios e pedidos do dia (balcão & Arisp).
f. Elaine: Arisp (responsável). Busca de nomes e responsável pelo malote. Arisp-Total. Verbal e nomes (Matrix). Envio do arquivo XML todo dia.
g. Roberto: emissão de matrículas e cópia de documentos (plantas, especificação, convenção etc.)
3. Buscas verbais.

a. Leitura da decisão. A decisão segue abaixo. Favor notar a expressão “partes” na informação verbal, o que difere da expressão “interessado” que se pode deduzir do art. 16 da LRP. A decisão pode ser acessada aqui: http://www.irib.org.br/asp/Jurisprudencia.asp?id=14938.

4. Contatos externos.

a. Utilização de e-mail para contatos. Foi constatado o enorme tempo gasto com telefonemas para definir exatamente o que se busca com o pedido da certidão. Outro tanto tempo é gasto com pessoas que ligam para adiantar serviço e obter informações por telefone. Encaminhamento: Deverá ser planejado um canal de diálogo diretamente com o setor de certidão por e-mail. Seria interessante batizar o procedimento como “E-Cert”. Cria-se um canal de diálogo com o setor, com o compromisso de se responder às demandas no prazo de 24 horas.

5. Planejamento espacial.

a. Colocação de ponto na seção para instalação de um computador.
b. Aquisição de um computador.
Encaminhamento: avaliação espacial. Respostas na próxima reunião.

6. DOI. Verificar a melhor localização na estrutura organizacional.

7. LRI – Verificar com a Rafaela a questão de atualização da base de dados.

Encaminhamentos Gerais.

1) Clenilse estará agendando nova reunião na próxima terça-feira ou quarta-feira.

SJ