Ofício eletrônico da Arisp

Ajuda-memória da reunião com o setor da Certidão do Quinto Registro de Imóveis.

Local: Biblioteca Medicina Anima, Quinto Registro.Data: 20 de julho de 2007. Hora: 16:30h.

Pauta: Requisições judiciais (Ofício eletrônico da Arisp- OE-Arisp).Presentes: Fábio, Rodrigo, Fernanda e Elaine.

Histórico: A Arisp, por meio do Comunicado 10/2007, reportou aos cartórios os problemas que têm ocorrido com o sistema de Ofício Eletrônico. Basicamente o problema reportado se refere à demora na resposta das demandas eletrônicas. Nesse primeiro encontro procuramos apurar a razão das demoras e os possíveis soluções aventadas.

São os seguintes os problemas apontados que estariam a justificar a demora:

a) Volume crescente de ofícios. Tem havido um recrudescimento de requisições com a multiplicação de autoridades requisitantes. Isso tem impactado as rotinas internas. Hoje o número de requisições do OE-Arisp se equivale ao número de certidões normalmente expedidas.

b) Exigüidade de informações e abundância de resultados. As requisições muitas vezes se referem a empresas e entidades que demandam a verificação de centenas de ocorrências. O prazo de cinco dias úteis (art. 19 da LRP) refere-se a requisições ordinárias – certidões expedidas no interesse do particular. Coisa muito diversa é a busca patrimonial que envolve pesquisas mais aprofundadas e extensas.

c) Falsas positivas. Em decorrência do aumento de registros de indisponibilidades de bens (art. 185-A do CTN) houve um aumento de ocorrências que podem ser consideradas como falsas positivas . Passando pelo filtro da Arisp, essas ocorrências demandam um tratamento demorado e burocrático que redunda em uma certidão negativa. Em suma: trabalho inútil.

d) Dados desemparelhados. Ocorrência de nomes desemparelhados com os respectivos CPF´s. Ocorrência de CPF´s não coincidentes com os nomes dos titulares inscritos. Isso demanda pesquisas demoradas e inseguras.

e) Replicação e redundâncias. Postagem e pesquisa de mesmo nome. Esse caso tem ocorrido especialmente nas requisições da Procuradora Raquel Fellz. Como se trata de replicação de pedidos que redundam em certidões positivas, isso acaba trazendo reflexos no congestionamento do sistema com sucessão de pedidos duplicados. Além de trabalho redundante.

f) Máscaras de CNPJ´s e CPF´s. Foram detectadas a inclusão de CNPJ´s e CPF´s com variação de nomes com o mesmo número. Uma vez pesquisados, não se substituem os números mas alteram-se os nomes. O resultado é falsos positivos (e o risco de falsos negativos).
Analisados esses itens, pontualmente propusemos as seguintes soluções:

1) Encaminhamentos internos:

a) Levantamento da situação atualizada dos atrasos. Elaboração de planilha com justificativa dos pedidos em atraso. Encarregada: Fernanda.

b) Pesquisa sobre a média de tempo gasto para atendimento dos ofícios. O objetivo é apurar o tempo médio de resposta. As exceções devem ser justificadas. Encaminhamento: Fernanda.

c) Destaque de um funcionário para apoio da Fernanda no ofício eletrônico.

d) Purga da base de dados dos registros relativos a indisponibilidades de bens. Tal providência deve ser solicitada à DominiCart.

2) Encaminhamentos externos:

a) Estudos de viabilização de transmissão automática de imagens de matrículas aos requisitantes. Disponibilização do acesso às matrículas e registros e deslocamento ao requisitante da tarefa de interpretar a situação jurídica do imóvel.

b) Filtro para apurar se uma pesquisa já foi feita pela mesma requisitante, dentro de prazo razoável.

c) Filtro do CNPJ e CPF na Receita Federal. Evita-se o mesmo número de CNPJ e nomes distintos, o que acarreta um falso positivo e a necessidade de pesquisa manual nos demais nomes.

Agendar-se-á nova reunião nesta semana.

SP., 20 de julho de 2007.

Sérgio Jacomino, Of.